Sono certo che ti reputi assolutamente in grado di richiedere un preventivo quando senti di aver bisogno di qualcosa. Ciononostante, devi sapere che non è affatto facile come sembra, poiché la cosa prevede che tu abbia le idee molto chiare sulle tue necessità, sia dal punto di vista operativo che da quello tecnico.
Ovviamente, se devi acquistare un prodotto semplice, una commodity, le cose cambiano. Se ti serve una scrivania, la scelta si basa sul tuo gusto personale e sulle misure della stanza dove dovrai posizionarla, quindi la richiesta è relativamente semplice. Se vuoi un’automobile, dovrai solo chiedere a qualche concessionario e vedere chi, sullo stesso modello, ti offrirà le migliori condizioni.
Quando però ti serve qualcosa di più tecnico, qualcosa che deve svolgere delle funzioni critiche per lo svolgimento del tuo business, allora le cose cambiano. Nel corso degli anni ho visto molti acquisti errati, compiuti perlopiù a seguito di 5 classici errori:
- Richiesta superficiale, senza indicare tutte le necessità e dando molto per scontato;
- Richiesta di una soluzione tecnica poco documentata, senza un elenco degli obiettivi da raggiungere e magari preparata in casa senza le competenze tecniche necessarie;
- Preventivo richiesto unicamente per cercare il prezzo più basso in assoluto;
- Richiesta di preventivo inviata a qualcuno di non qualificato per il lavoro da svolgere;
- Effettuare la richiesta sulla base di una tua convinzione (spesso errata), indipendente dalle tue effettive necessità.
A quali rischi ti espone un preventivo richiesto in modo errato?
1. Richiesta superficiale, senza indicare tutte le necessità e dando molto per scontato
Beh, i rischi sono molti e in alcuni casi potresti anche trovarti con il lavoro bloccato. Di fronte a qualsiasi critica rivolta verso il suo operato, il fornitore avrà modo di trincerarsi dietro la tua richiesta di offerta, rispondendo semplicemente:
“Tu non me lo avevi chiesto”.
Per chiarire, chiedere un PC da dare al tuo collaboratore è diverso dal chiedere una workstation grafica per farlo disegnare con AutoCAD in 3D.
2. Richiesta di una soluzione tecnica poco documentata, senza un elenco degli obiettivi da raggiungere, e magari preparata in casa, senza le competenze tecniche necessarie
Prendi ad esempio la necessità di dotarsi di un nuovo server. Chiedere un preventivo senza specificare nulla dell’attuale infrastruttura potrebbe comportare che il fornitore presenti un’offerta errata, non avendo tenuto conto di diversi fattori.
L’installazione, per esempio, potrebbe essere una cosa relativamente semplice se stai aprendo un nuovo ufficio che devi informatizzare da zero. Le cose cambiano sensibilmente se, invece, il server va aggiunto a un’infrastruttura già esistente o magari deve sostituirne uno obsoleto.
Nel secondo caso, infatti, non sarà sufficiente capire quali mansioni dovrà svolgere l’apparecchiatura, ma bisognerà essere consapevoli di tutte le particolarità dell’installazione esistente. Quali software girano, quanti sono gli utenti che accedono, cos’è installato sul server che andrà dismesso, e così via.
Capisci che, in assenza di queste informazioni, rischi di confermare un preventivo incompleto e di trovarti in balia degli eventi a metà installazione, con il fornitore che potrebbe tenerti un cappio al collo e “dettare legge”.
Non mi avevi detto che andava fatto anche questo lavoro… Non l’avevo previsto. Se è da fare ti costa 1.000 euro in più…
E tu, nel frattempo, ti trovi con mezzo ufficio smontato e devi decidere come procedere. Non hai molte scelte vero? Ti toccherà accollarti una spesa imprevista!
Una richiesta di preventivo dettagliata ti consentirà di ricevere un’offerta altrettanto precisa e puntuale, grazie alla quale potrai evitare malintesi e oneri aggiuntivi.
3. Preventivo richiesto unicamente per cercare il prezzo più basso in assoluto
Come ho ripetuto più volte e continuerò a ripetere, il prezzo più basso non significa sempre risparmio. Un sistemista che esce a 200 euro all’ora è sicuramente caro, ma è anche vero che non farei mai mettere le mani sul mio server a un sistemista che si propone con una tariffa oraria di 25 euro. Capito cosa intendo, no?
La formazione costa e, nel momento in cui ho la consapevolezza di essere bravo a fare qualcosa, perché dovrei svendermi? A chi affideresti l’ultima partita dei playoff di NBA? A un LeBron James oppure un giocatore sconosciuto che dice di saper giocare altrettanto bene, ma di essere disposto a farlo per 1.500 euro al mese?
4. Richiesta di preventivo inviata a qualcuno di non qualificato per il lavoro da svolgere
Questa spesso è una conseguenza diretta del punto 3. Cerchi il prezzo e quindi ti rivolgi al primo che passa, perché più economico.
Il problema che potresti avere è quello di non essere capace di valutare le competenze del tuo interlocutore, poiché questa valutazione richiederebbe delle elevate skills che, occupandoti di tutt’altro, tu non possiedi.
Chiedi sempre delle referenze, in modo da capire se il potenziale fornitore ha già svolto lavori simili al tuo. LinkedIn è un buon punto di partenza per cercare informazioni. Guarda se la persona alla quale ti stai rivolgendo ha delle segnalazioni positive lasciate da altri clienti. Se qualcuno ha delle competenze le vedrai sicuramente emergere.
5. Effettuare la richiesta sulla base di una tua convinzione (spesso errata), indipendente dalle tue effettive necessità
Spesso la richiesta di preventivo parte con un vizio all’origine. Vai in ufficio da un tuo amico o un collega e, ad esempio, vedi che lavora con un Mac. Il design ti piace e quindi decidi che vuoi lavorare anche tu con un Mac, senza valutare se effettivamente sia la scelta più idonea per il tipo di lavoro che dovrai svolgere.
Ogni lavoro deve essere effettuato con lo strumento giusto. Non puoi imbiancare la sala utilizzando uno spazzolino da denti, nonostante esso abbia un manico e delle setole, proprio come un pennello.
Come ottenere un preventivo che non ti si ritorca contro?
Come ho già detto, la tua richiesta deve essere precisa. È molto probabile che, se le necessità sono particolarmente complesse, tu non sia in grado di formularla da solo. In questi casi ti consiglio di commissionare a qualcuno che abbia le necessarie competenze tecniche la realizzazione di una sorta di capitolato. In base all’entità del progetto, questa consulenza ti costerà qualcosa, ma ti garantirà di procedere con l’acquisto corretto senza rischi.
Puoi indirizzare la richiesta di realizzazione del capitolato a un fornitore, che probabilmente sconterà l’importo della consulenza dalla fornitura se affidata a lui, oppure a una terza parte. Nel secondo caso, il consulente potrà supervisionare il lavoro svolto dal fornitore, offrendone una valutazione tecnica e occupandosi di verificare la conformità di quanto fornito.
E tu come ti muovi quando hai bisogno di acquistare qualcosa?
Ti affidi a qualcuno o sei un amante del fai da te?